С какого процесса начать автоматизацию бизнеса

Начинать стоит с процесса, который часто повторяется, идёт по понятным правилам, отнимает заметное время и которому легко проверить результат. Не с самого большого и не с самого модного.

Четыре вопроса к процессу

1. Как часто он повторяется? Ежедневная задача окупается быстрее, чем ежемесячная.
2. Можно ли описать его правилами? Если сотрудник действует по понятной логике, систему можно этому научить. Если каждый раз решает по ситуации, начните с подготовки данных для него.
3. Что будет при ошибке? Для первого проекта лучше процесс, где ошибку легко заметить и исправить.
4. Как измерить результат? Часы в неделю, число ошибок, скорость ответа. Без измерения результат останется ощущением.

Типичные ошибки

• Автоматизировать хаос. Если сотрудники делают одну задачу по-разному, сначала договоритесь о едином порядке.
• Начинать со всей компании сразу. Один работающий процесс даёт больше, чем большой план на бумаге.
• Убирать человека полностью. На сложных случаях система должна остановиться и передать задачу сотруднику с понятной причиной.

Пример

В одном из наших проектов первым стало оформление посылок. Задача повторялась много раз в день, правила были понятны, а результат легко проверить. Подробно: посылки оформляются прямо из рабочего чата.

Как быстро собрать список процессов

Попросите каждого сотрудника неделю записывать задачи, которые он повторяет. Для каждой отметьте частоту, время и ошибки. Из такого списка кандидаты обычно видны сразу. Для простой оценки денег можно воспользоваться калькулятором рутины.

Как проверить результат

Сделайте замер до запуска: часы, ошибки, скорость. Через месяц сравните. Если показатель не изменился, разберитесь, не осталась ли часть работы ручной.

Какие процессы обычно идут первыми

• Продажи. Заявки с сайта и мессенджеров, которые теряются или переносятся в CRM вручную.
• Склад и доставка. Остатки, оформление отправлений, передача трек-номеров.
• Финансы и документы. Сверка оплат, выставление счетов, подготовка однотипных документов.
• Поддержка. Ответы на повторяющиеся вопросы, например о статусе заказа, и передача сложных обращений сотруднику.
• Отчётность. Таблицы, которые каждую неделю собирают из нескольких систем.

Когда автоматизировать пока рано

Если процесс меняется каждый месяц, продукт ещё ищет свою форму или задача случается несколько раз в году, разработка может не окупиться. В таких случаях полезнее сначала записать порядок действий и несколько недель поработать по нему. Заодно станет видно, какие шаги действительно повторяются.

Кто в компании должен за это отвечать

Нужен один человек, который знает процесс изнутри и может принимать решения по спорным случаям. Обычно это не руководитель компании, а тот, кто ежедневно работает с задачей. Без такого человека вопросы остаются без ответа, а система получается удобной на бумаге и неудобной в работе.

Готовый сервис или своя разработка

Сначала проверьте, закрывает ли задачу готовый сервис или настройка того, чем вы уже пользуетесь. Своя разработка оправдана, если процесс связывает несколько систем, у него есть особые правила или подписка становится дороже собственного решения. Часто лучший вариант сочетает оба подхода: готовые сервисы и небольшая связка между ними.